บัญชีพื้นฐานที่วิศวกรควรรู้ EP04 ระบบบัญชีคู่

EP04 ระบบบัญชีคู่ (Double Entry Accounting)

สวัสดีครับทุกคน ตอนนี้เรามาถึง EP 4 กันแล้วนะครับ EP ผมขอจริงจังนิดนึงนะครับ เพราะเนื้อหาของระบบบัญชีคู่ค่อนข้างจะทำให้ผู้อ่านสับสนได้ง่าย ตอนแรกผมคิดว่าจะไม่เขียนเรื่องนี้ในซีรี่ย์บทความนี้ แต่ผมรู้สึกว่าเรื่องนี้ก็เป็นหลักการที่สำคัญของการทำบัญชี ซึ่งถ้าเราเข้าใจเรื่องนี้ ก็ทำให้เราสามารถเข้าใจภาพขั้นตอนการบันทึกบัญชี (Bookkeeping) ของแผนกบัญชีได้ครับ

ถ้าวันนี้รู้สึกเหนื่อยๆ หรือยมๆ ผู้อ่านสามารถข้ามอีพีนี้ได้นะครับ เอาไว้วันไหน ใจโล่งๆ ค่อยมาอ่านทีหลังก็ได้ครับ 😅 ✌️

หลังจาก EP แรกที่เราได้เรียนรู้เรื่องสมการบัญชีไปแล้ว และเข้าใจความหมายของแต่ละส่วนไปแล้ว ตอนนี้เราจะเรียนรู้ระบบการบันทึกการทำธุรกรรมหรือรายการบัญชีของกิจการ ซึ่งเราเรียกว่าระบบบัญชีคู่ (Double Entry System) นั่นเองครับ

ก่อนอื่นเรามาทำความเข้าใจหลักการเบื้องต้นของระบบบัญชีเดียวและระบบบัญชีคู่กันก่อนครับ

ระบบบัญชีเดี่ยว (Single Entry Accounting) เป็นระบบบัญชีที่บันทึกธุรกรรมไว้ในบัญชีเดียว ซึ่งอาจเป็นสมุดเล่มเดียวแบ่งการบันทึกเป็นหมวดหมู่ เช่น บัญชีเงินสดบันทึกรายรับ-รายจ่าย การบันทึกบัญชีเดี่ยวอาจจะมีรายละเอียดการทำธุรกรรม เช่น วันที่ คำอธิบายสั้น หรือ จำนวนยอดธุรกรรม (จำนวนเงินเข้า-ออก) โดยจะบันทึกในคอลัมน์เดียวกัน นิยมใช้ในการบันทึกบัญชีส่วนบุคคล หรือ ธุรกิจขนาดเล็ก ครับ

ระบบบัญชีคู่ (Double Entry Accounting) คือการบันทึกรายการธุรกรรมหรือรายการบัญชีทุกรายการอย่างน้อยสองครั้ง คือ บันทึกด้านเดบิต (Debit) และบันทึกด้านเครดิต (Credit)

หลักการสำคัญของระบบบัญชีคู่ ก็คือ การทำธุรกรรมอะไรก็ตามของกิจการจะกระทบทั้งสองฝั่งของสมการบัญชี Asset = Liabilities + Equities โดยที่สมการนี้จะต้องเป็นจริงเสมอ นั่นก็คือทั้งสองข้างของสมการต้องเท่ากันตามที่เคยกล่าวไปแล้วในอีพีก่อนครับ

การบันทึกเดบิต หรือ Debit (Dr) คือการบันทึกรายการธุรกรรมทางด้านซ้ายสมุดบัญชี

เราเดบิตเมื่อสินทรัพย์เพิ่มขึ้น
เราเดบิตเมื่อหนี้สินหรือส่วนของผู้ถือหุ้นลดลง

การบันทึกเครดิต หรือ Credit (Cr) คือการบันทึกรายการธุรกรรมทางด้านขวาสมุดบัญชี

เราเครดิตเมื่อหนี้สินหรือส่วนของผู้ถือหุ้นเพิ่มขึ้น
เราเครดิตเมื่อสินทรัพย์ลดลง

เรามาดูกันครับว่าการบันทึกบัญชีคู่ที่มีการเดบิตและแครดิตนั้นจะกระทบหมวดบัญชีแต่ละหมวดอย่างไรบ้าง

หมวดบัญชีสินทรัพย์ (Asset Account) บันทึกสินทรัพย์ที่กิจการครอบครอง ทั้งรายการสินทรัพย์ที่มีมูลค่าทางการเงิน หรือสินทรัพย์ที่สามารถสร้างประโยชน์ทางเศรษบกิจได้ในอนาคต เช่น เงินสดและสินทรัพย์เทียบเท่าเงินสด ลูกหนี้การค้า (Account Receivables) สินค้าคงคลัง (Inventory) ที่ดิน อาคาร และอุปกรณ์ (PP&E) เป็นต้น
หมวดบัญชีหนี้สิน (Liability Account) บันทึกหนี้สินหรือภาระผูกพันธ์ที่กิจการเป็นหนี้และต้องชำระ เช่น เจ้าหนี้การค้า ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย เงินกู้ เป็นต้น
หมวดบัญชีส่วนของผู้ถือหุ้น (Equity Account) บันทึกการเงินทุนที่เจ้าของกิจการลงทุน กำไรสะสม (Retained Earning)
หมวดบัญชีรายได้ (Revenue Account) บันทึกรายได้จากการขายสินค้าหรือบริการของกิจการ
หมวดบัญชีรายจ่าย (Expenses Account) บันทึกรายการค่าใช้จ่ายของกิจการ เช่น ค่าวัตถุดิบ ค่าขนส่ง ค่าเช่าที่ ค่าแรงพนักงาน เป็นต้น

ผมมีหลักการจำง่ายๆ แบบนี้ครับ

ฝั่งซ้ายของสมการบัญชีเพิ่มขึ้นเราจะเดบิตรายการนั้น ถ้าลดลงทำตรงข้าม
ฝั่งขวาของสมการบัญชีเพิ่มขึ้นเราจะเครดิตรายการนั้น ถ้าลดลงทำตรงข้าม
รายได้เพิ่มขึ้นส่งผลให้ Equity เพิ่มขึ้น เราจะทำเหมือนกับ Equity
รายจ่ายเพิ่มขึ้นส่งผลให้ Equity ลดลง จะทำตรงข้ามกับ Equity

มาดูตัวอย่างการบันทึกบัญชีธุรกรรมที่เกิดขึ้นในกิจการโรงสีคำปันด้านล่างประกอบเพื่อให้ทุกคนเห็นภาพคร่าวๆ กันครับ

1. คำปัน เจ้าของกิจการนำเงินสดมาลงทุนเปิดกิจการโรงสีคำปัน เป็นจำนวนเงิน 500,000 บาท

Account	Debit	Credit
เงินสด	500,000 บาท
หุ้นสามัญ		500,000 บาท

2. กิจการโรงสีคำปันซื้อที่ดินมูลค่า 200,000 บาท

Account	Debit	Credit
ที่ดิน	200,000 บาท
เงินสด		200,000 บาท

3. กิจการโรงสีคำปันกู้เงินจากธนาคาร 300,000 บาท

Account	Debit	Credit
เงินสด	300,000 บาท
หนี้สินระยะยาว		300,000 บาท

4. กิจการโรงสีคำปันก่อสร้างและติดตั้งอุปกรณ์โรงสี 600,000 บาท

Account	Debit	Credit
อาคารและอุปกรณ์	600,000 บาท
เงินสด		600,000 บาท

5. กิจการโรงสีคำปัน ซื้อข้าวเปลือก 1 ตัน ราคา 10,000 บาท และได้รับข้าวเปลือกมาแล้วแต่ยังไม่ได้จ่ายเงินค่าข้าวเลือก มีกำหนดชำระภายใน 15 วัน (โรงสีคำปันซื้อข้าวเปลือกด้วยเครดิตเทอม 15 วัน)